Data skal bidrage til at frigive ­ressourcer, kvalitetsudvikle og sikre varme hænder

Som direktør i Socialforvaltningen i Københavns Kommune står Søren Munk Skydsgaard i spidsen for den digitale strategi og retning, som forvaltnin­gen lægger for dagen. En vej, der i høj grad handler om at øge kvaliteten af forvaltningens strukturerede data og finde nye teknologiske løsninger, der kan løfte velfærds­ politiske udfordringer.

“Man kan groft sagt tale om fire bundlinjer i den offentlige sektor: kvaliteten af den ydelse, vi leverer til borgerne, lovmed­holdelighed, understøttelse af demokratiet og effektiv opgave­varetagelse. I forhold til data tror jeg, at den sidste og den første bundlinje er vigtigst,” indleder Søren Munk Skydsgaard.

Han henviser til en total udskiftning af forvaltningens faglige it-understøttelse, der skal sikre en moderne, mere brugervenlig og mobil understøttelse i den daglige drift for forvaltningens ca. 7.000 medarbejdere.

“Data er en integreret del af Socialforvaltningens kernedrift. Vi har socialrådgivere, socialpædagoger, hjemmeplejere, syge­plejersker og andre faggrupper, der dagligt dokumenterer vores indsatser. De nye fagsystemer giver en meget bedre understøt­telse af dette og giver os helt ny adgang til strukturerede data på et mere detaljeret niveau, end vi har haft tidligere. Det er data, der er entydigt defineret og kan trækkes maskinelt, og som skal hjælpe os i den daglige planlægning og til at udvikle kvaliteten af vores ydelser. Data er ikke en målsætning i sig selv, men skal gøre os endnu bedre til at opnå de målsætninger, som politikerne og vi selv sætter for arbejdet,” forklarer Søren Munk Skydsgaard.

Han fortæller, at Socialforvaltningens gamle fagsystemer ikke var gearet til at levere data til andre formål end den konkre­te sagsbehandling. Det betød, at det var væsentligt mere ressourcekrævende at skabe styrings- og aktivitetsinformation på baggrund af data fra fagsystemerne.

Fokus på den nære driftsledelse

Med implementeringen af Socialforvaltningens nye fagsystemer har man forsøgt at gøre dataregistrering så intuitiv som muligt. Og medarbejderne har taget godt imod de nye it-systemer, lyder budskabet fra forvaltningens direktør.

“Det har været en inddragende proces, hvor vi har involve­ret medarbejdere og ledere på forskellige niveauer. Jeg møder stor efterspørgsel på gode data. Ikke nødvendigvis avancerede data, men solide driftsdata,” forklarer Søren Munk Skydsgaard og tilføjer: “Det handler bl.a. om at kunne tilgå data, der understøtter overholdelse af sagsbehandlingstider og ressourcesty­ringen i hverdagen. Data er også helt centrale for den faglige re­fleksion i de forskellige teams. Den daglige faglige refleksion er en væsentlig del af arbejdet med den enkelte borger, men også for kvalitetsudviklingen generelt.”

Fastholdelse af medarbejdere og varme hænder

At arbejde med dataregistrering i Socialforvaltningen er et tve­ægget sværd. På den ene side kan teknologien frigive ressour­cer, men på den anden side kan dataregistrering frarøve den nære tid, medarbejderen har med den enkelte borger. For den øverste ledelse i forvaltningen ligger der derfor en vigtig afvej­ ning i at vurdere, hvorvidt dataregistrering skaber merværdi.

“Rigtig mange data registreres i dag af medarbejdere, der har med den direkte borgerkontakt at gøre. Det er vigtigt, at vi ikke beder medarbejderne om at bruge mere tid på registrering, end hvad der er helt nødvendigt og formålstjenligt, da det jo er tid, der går fra borgerne. Vi skal kun bede om registreringer, der enten er lovpligtige, eller som giver værdi i forhold til driftsledel­ se og kvalitetsudvikling. Hellere lidt for få gode data, der bruges aktivt, end en overflod af data, der ikke bruges,” siger Søren Munk Skydsgaard.

Problematikken taler ind i rekrutteringsudfordringen på vel­ færdsområdet. For mens efterspørgslen på velfærdsydelser inden for bl.a. socialområdet er stigende, er der en voksende mangel på arbejdskraft inden for faggrupper som SOSU’er, pæ­dagoger og sygeplejersker.

“Registrering og dokumentation giver ikke større jobglæde – tværtimod. Vores medarbejdere arbejder inden for det social­ faglige område, fordi de godt kan lide og er gode til at arbej­ de med mennesker, og vi kan risikere, at dataregistrering går ud over trivslen og arbejdsglæden. Og jo flere data, man beder medarbejderne om at registrere, desto dårligere bliver datakva­liteten i øvrigt typisk også.”

Søren Munk Skydsgaards pointe taler ind i behovet for at udvikle automatiserings- og robotteknologiske løsninger, der kan bidrage til at afhjælpe de nuværende fastholdelses- og ­rekrutteringsudfordringer. Et konkret eksempel er robotten ‘Albert­ Aktindsigt’. Med den undgår sagsbehandlere i aktind­ sigtssager at skulle fremsøge samtlige dokumenter enkeltvis og manuelt (med risiko for at overse et dokument), gemme og samle dem i et pdf-dokument. I dag indtaster sagsbehandleren blot et CPR-nummer, hvorefter robotten samler alle dokumenter i en samlet pdf. Det har en tidsbesparende effekt på mellem 5 og 60 minutter pr. sag. Forvaltningen har også kunnet friholde medarbejderne fra at flytte store mængder af data fra de gamle systemer til de nye. En del blev automatiseret, hvilket har sparet årevis af arbejde.

“Vi er dog stadig dér, at de kendte løsninger er meget små i forhold til den store udfordring, det er, at vi ikke kan skaffe hæn­der nok. Jeg håber ikke desto mindre, at teknologiske løsnin­ger kan være en del af svaret på det. Også i forhold til at hjælpe medarbejderne med at træffe beslutninger i det daglige og fx også hjælpe med medicinhåndtering, der er et meget vanskeligt og kritisk område. Men det er og bliver helt afgørende, at det ikke er maskinerne, men vores medarbejdere, der træffer be­ slutningerne,” siger Søren Munk Skydsgaard.

Ikke blot naturvidenskabelig logik

Socialforvaltningen i København råder – ligesom alle andre socialforvaltninger­ i landet – i princippet over statistiske data, der rummer mere avancerede anvendelsesmuligheder. Data, der vil kunne bruges til prioritering af indsatser på et helt andet­ niveau, end hvad tilfældet er i dag. Søren Munk Skydsgaard dra­ger en parallel til den tyve år gamle science fiction-film ­‘Minority Report’, der foregår i Washington i 2054. Filmen præsenterer et futuristisk scenarie, hvor barbariske forbrydelser afsløres via teknologi, før de bliver begået.

“Data kan måske i fremtiden blive brugt til at forudse, hvem der udvikler sociale udfordringer, inden det rigtig er til at se.

Dermed ville man principielt kunne sætte endnu tidligere ind over for fx børn og unge og hjælpe dem bedre – og måske med ­færre ressourcer. Men dér er vi slet ikke endnu som samfund, og måske­ kommer vi heller ikke dertil. Det er i hvert fald slet ikke noget, som vi arbejder med,” pointerer Søren Munk Skyds­gaard.

Han refererer til beskæftigelsesområdet, hvor der har været eksempler på anvendelse af kunstig intelligens og algoritmer i det forebyggende arbejde mod langtidsledighed. Et tiltag, der vakte opsigt og mødte stor kritik fra eksperter.

“Tiltaget blev taget af brættet igen. Det med at forudsige borgernes problemstillinger med alle de dilemmaer og risici for fejlvurderinger og stigmatisering, der ligger i det, er komplekst – teknologisk, men især etisk. Jeg ved ikke, om vi nogensin­ de kommer derhen. Beslutningerne, vi træffer, er meget indgri­ bende i menneskers liv. Sådanne etiske overvejelser kræver en masse politisk debat,” siger Søren Munk Skydsgaard og under­streger, at indsatser på det socialfaglige område ikke kan afgø­ res objektivt på baggrund af data.

“I serviceloven, som Socialforvaltningen opererer efter, har man det, der hedder konkret, individuel vurdering. Vi skal sikre os, at medarbejderen handler ud fra sin faglige dømmekraft og ikke ud fra beregninger dikteret af en maskine. Det er ikke lige­ som huslejetilskud eller den basale skattebetaling,” lyder det fra Søren Munk Skydsgaard.