Digital arbejdskraft er ikke til at komme udenom

Der er ingen tvivl om, at digital arbejdskraft er kommet for at blive. Et stigende antal virksomheder har i dag fået øjnene op for Robotic Process Automation, også kaldet RPA, men desværre er det de færreste, der kommer i gang med en egentlig RPA-implementering. For hvordan skal projektet sættes i værk og implementeres, og hvilken RPA-software bør tages i brug? Få indsigt i, hvordan din virksomhed kan drage nytte af RPA.

Mød eksperten bag artiklen, der giver dig gode råd og inspiration til arbejdet med robotics.

Göran Martinsson
Senior manager, Consulting, PwC,
Email

Hvad er RPA?

RPA er et stykke automatiseringssoftware, hvor software-’robotter’ konfigureres til at udføre de samme manuelle handlinger, som et menneske kan udføre på en desktop. Softwaren er drevet af simple regler og forretningslogik, og den kan navigere på en skærm, åbne og lukke programmer, udføre copy/paste, sende e-mails, søge på nettet mv. Den kan således efterligne en medarbejders handlinger og kan integreres med alle it-applikationer på computerens skrivebord via den grafiske brugerflade.

Hvad er fordelene ved RPA?

Ved en RPA-implementering kan din virksomhed potentielt høste følgende fordele:

Hurtigere processer. Robotter arbejder langt hurtigere end mennesker, og hvis installeret på en server er robotterne operative 24/7.
Ingen fejl. Robotterne laver ingen fejl, hvis de sættes op korrekt
Højere kundetilfredshed. Den højere proceshåndteringshastighed og de færre fejl vil ofte resultere i en bedre kundeservice/kundeoplevelse.
Nemt at anvende. Robotterne konfigureres typisk i et brugervenligt RPA design-værktøj, som kan bruges af virksomhedens forretningsdel. Dog anbefaler PwC, at dine medarbejdere har et vist kendskab til et udvalg af programmeringssprog.
Frigørelse af ressourcer. Når robotten overtager de manuelle og regel-baserede processer, vil der frigøres ressourcer, som kan bruges på mere værdiskabende opgaver.
Højere medarbejdertilfredshed. Dine medarbejdere vil bruge mindre tid på trivielle og manuelle opgaver og i stedet få lov til at arbejde med mere kreative og udfordrende problemstillinger
Hurtig implementering. RPA er hurtigt at implementere i forhold til andre it-implementeringsprojekter, såsom ERP og BPM. RPA-projekter opgøres i uger og måneder, ikke i år.
Driver standardisering. Anvendelse af RPA er ikke mulig på ustandardiserede processer. En RPA-implementering vil således medføre, at alle virksomhedens processer bliver set efter i sømmene.
Fremtidssikrer din virksomhed. RPA er grundstenen for anvendelse af nye teknologier som fx kunstig intelligens.

Hvordan kommer I i gang?

1. Start med en foranalyse

Hvis din virksomhed overvejer at anvende RPA, er det først og fremmest vigtigt, at I foretager en grundig foranalyse for at afdække potentialet og udvælge de processer, der skal automatiseres. Ikke alle processer er lige kvalificerede til RPA, og det er derfor vigtigt, at I overvejer, hvor RPA skal anvendes, og hvor andre alternativer er mere oplagte.

2. Vælg leverandør med omhu

Det kan være en uoverskuelig opgave at få overblik over det hurtigt udviklende RPA-marked. Der er ikke én software, der passer til alle virksomheder og deres unikke krav. Det er derfor essentielt, at I i forlængelse af foranalysen vurderer, hvilke krav din virksomhed og dens processer sætter til en RPA-software.

I bør tage stilling til:

Kan softwaren håndtere både ikke-assisteret og assisteret RPA?
Er softwaren server- eller desktop-baseret?
Hvor brugervenlig er designerværktøjet, og i hvilken grad er programmeringskendskab nødvendig for at benytte værktøjet?
Hvor godt integrerer softwaren med relevante it-applikationer og databaser i virksomheden?
Er softwaren robust over for ændringer i de underliggende itapplikationer?
Hvordan overvåges robotterne, og er desktop analytics understøttet?
Er softwaren forsvarligt sikret i forhold til både eksterne og interne it-trusler?

3. Gennemfør en Proof of Concept

På baggrund af foranalysen og RPA-leverandørvalget kan din virksomhed igangsætte en Proof of Concept (PoC). Formålet er at demonstrere, hvordan softwaren fungerer i praksis og bevise, at softwaren lever op til kravene sat i foranalysen.

4. Implementér, skalér og etablér en governance model

Efter en succesfuld PoC er din virksomhed klar til at implementere og skalere RPA på tværs af forretningen. RPA vil sjældent kunne implementeres uden tilpasning af din virksomheds processer. Her er det særligt vigtigt at have en end-to-end tilgang til processerne på tværs af organisationen og samtidig sørge for, at processerne er standardiserede og klargjort til RPA.

Vil du vide mere?

Mange virksomheder går i stå i deres RPA-implementering på grund af en manglende foranalyse og et manglende kendskab til teknologien og markedet.

Vi kan hjælpe din virksomhed med at afdække potentialet for anvendelse af RPA og udføre det nødvendige forarbejde før en eventuel implementering af RPA. En foranalyse tager typisk 1-3 uger, og herefter assisterer vi gerne yderligere med bl.a. valg af RPA-leverandør, PoC og implementering af RPA.

RPA er nemt, hurtigt og billigt at skalere, hvilket gør det særligt velegnet til mindre virksomheder i vækst.
Den høje brugervenlighed og det lave behov for it-involvering gør, at RPA er særligt velegnet i mindre virksomheder, der ikke nødvendigvis har mange interne it-kompetencer.
Manuelle, administrative arbejdsopgaver er i SMV’er ofte fordelt på overkompetente medarbejdere. RPA fjerner disse opgaver, så medarbejderne kan fokusere på de mere værdiskabende opgaver.