Brug de rette værktøjer til din budgetlægning

Et budget er uden tvivl et vigtigt og centralt styringsredskab for din virksomhed. Mange ejerledede virksomheder mangler dog gode og brugbare budgetter, og konsekvensen er desværre, at det bliver sværere at nå virksomhedens målsætning. Et godt budget bør afspejle planerne og ambitionerne for det kommende år, og virksomhedens målsætning skal forankres i tallene, så man kan se den konkrete effekt på bundlinjen.

Men det stopper ikke her. Uanset om din virksomhed er stor eller lille, nystartet eller veletableret, så er rapportering en af de discipliner, der skal mestres. At styre en virksomhed uden rapportering er nemlig som at flyve en drage uden snor.

Budgettet er dit redskab til at simulere fremtiden. Kan man lægge et realistisk budget, og bruge det som et aktivt værktøj i et regnskabsår, er det muligt at ”se virkeligheden i øjnene” på et meget tidligt tidspunkt i processen – og det gør naturligvis den enkelte virksomhed endnu bedre i stand til at træffe de korrekte og vigtige beslutninger i rette tid.

Klarlæg jeres forudsætninger og forventninger

Mange virksomheder starter budgetprocessen med at tage udgangspunkt i sidste års tal og så lægge 5 % vækst til. Det kan være et godt udgangspunkt, men det er vigtigt at komme i dybden med de enkelte poster i budgettet. Hvis omsætningsvæksten skal være 5 %, hvem skal så sælge dette? Skal der åbnes nye kontorer? Eller skal der investeres i flere maskiner for at kunne levere 5 % vækst?

Skab derfor en klar og præcis beskrivelse af, hvilke forudsætninger og antagelser, der lægger til grund for virksomhedens budget – med udgangspunkt i disse overvejelser:

• Er der tale om et budget eller en fremskrivning?
• Forventninger til sammensætningen af omsætning.
• Afledte forventninger til vareforbrug.
• Forventninger til øvrige driftsposter.
• Forventninger til investeringer.
• Forventninger til ind- og udbetalinger.
• Afledte forventninger til finansielle poster.
• Afledte forventninger som følge af anvendt regnskabspraksis og klassifikation af posterne.
• Er nogle af tallene realiseret?

Slip nemt igennem budgetprocessen med de rette værktøjer

Et velfungerende værktøj til budgetlægning er en forudsætning for en succesfuld budgetlægningsproces.

Værktøjet skal bl.a. sikre gennemsigtighed, være brugervenligt, sikre nøjagtighed og minimere budgetlægningsomkostningerne. Det er vores erfaring, at langt de fleste virksomheder i dag anvender regneark eller en kombination af regneark og et økonomisystem som budgetlægningsværktøj.

Et økonomisystem kan anvendes til at understøtte standardiseringsprocessen, og det kan give en større fleksibilitet i forhold til, hvor og hvordan processen etableres, herunder skabe en kobling til de operationelle processer og systemer, man allerede har på virksomheden. Men der er også mange virksomheder, der i dag benytter sig af manuelle regneark og efterfølgende manuel behandling.

Denne manuelle behandling er ofte meget tidskrævende og øger dermed omkostningerne, ligesom det øger risikoen for fejl, hvis opgaven skal overdrages til andre, da der ofte er en høj grad af personafhængighed.

En fordel ved at anvende regneark er dog, at det er en løsning, der er meget fleksibel og billig at implementere.

Hidtil har budget- og ledelsesrapporteringsløsninger, der hænger tæt sammen, eller er automatiserede i forhold til økonomisystemer, været både komplekse og dyre i anskaffelse og drift, og de har dermed typisk været forbeholdt større virksomheder. PwC tilbyder derfor PwC Smart-rapportering som en god og brugbar løsning til vores kunder.