Årsregnskabsloven er ændret – dette bør du være særligt opmærksom på …

Ny årsregnskabslov for årsrapporter med balancedag pr. 31. december 2016 eller senere.

Folketinget vedtog den 21. maj 2015 ændringen af årsregnskabsloven og forskellige andre love. Lovændringen har betydet en række lempelser – og enkelte stramninger – for mange danske virksomheder.

Som eksempler på ændringer kan nævnes:

• Størrelsesgrænserne i årsregnskabsloven forhøjes, så flere virksomheder kun omfattes af et minimalt sæt regnskabsregler.
• Holdingselskaber risikerer fremover at blive omfattet af skrappere regnskabskrav.
• Mulighed for at måle investeringsejendomme til dagsværdi via resultatopgørelsen. De pågældende reguleringer af investeringsejendomme er frie reserver, der er disponible for udbytte, hvis udlodningen anses som forsvarlig.
• Restværdien (scrapværdien) på materielle og immaterielle anlægsaktiver skal revurderes årligt. Det kan betyde lavere afskrivninger og bedre resultat.
• Afskrivning af immaterielle aktiver kan foretages over en længere brugstid end 20 år. Det kan betyde lavere afskrivninger og bedre resultat.
• Det er ikke længere muligt at indregne forslag til udbytte som en gældsforpligtelse. Det betyder højere egenkapital.
• Ændringer i en del oplysningskrav til små virksomheder, hvormed en række noteoplysninger fremadrettet kan undlades.

Vær særlig opmærksom på, at ændringer i regnskabstallene fx kan have betydning for eksisterende aftaler om bankfinansiering, udskudte købesummer ved virksomhedsoverdragelser og aflønningskontrakter.

Loven træder i kraft den 1. juli 2015 med virkning for regnskabsår, der begynder den 1. januar 2016 eller senere. Det er imidlertid muligt at førtidsimplementere lovændringerne, hvis det ønskes.

Bogføring ”i skyen”

Det er nu langt lettere at lade bogføringsmateriale ligge ”i skyen”. Tidligere har bogføringsmateriale skullet foreligge på en server i Danmark eller i Norden – ellers skulle der indhentes dispensation fra Erhvervsstyrelsen. Disse regler er nu ændret, hvis nedenstående betingelser overholdes, og ændringerne gælder også for bogføringsmateriale, der vedrører tidligere år. Alt materiale i de seneste fem år kan således placeres på en server et hvilket som helst sted i verden.

Formålet med ændringen var at gøre bogføringsloven mere tidssvarende og i tråd med den teknologiske udvikling samt lette de administrative og økonomiske byrder for virksomhederne.

Regnskabsmateriale kan som hidtil opbevares fuldt ud i elektronisk form, så papirbilag mv. kan makuleres.

For at opbevare regnskabsmateriale uden for Danmark/Norden gælder følgende:

• Materialet skal opbevares i overensstemmelse med bogføringsloven, herunder opbevares betryggende i fem år.
• Materialet skal til enhver tid kunne fremskaffes, og der skal være online adgang til dette fra landet.
• Der skal opbevares beskrivelser af benyttede systemer mv. og eventuelle nødvendige adgangskoder mv. her i landet.
• Regnskabsmaterialet skal kunne udskrives i klarskrift eller stilles til rådighed i et anerkendt filformat over for myndighederne.
• Den bogføringspligtige virksomhed vil fortsat have ansvar for at efterleve bogføringslovens øvrige krav, herunder krav i relation til bogføringspligt, registreringer og dokumentation.

Aflevering af årsrapport

Årsrapporten skal indsendes, så den er modtaget i Erhvervsstyrelsen senest fem måneder efter regnskabsårets udløb.

Udløber fristen i en weekend, på en helligdag, grundlovsdag, juleaftensdag eller nytårsaftensdag, skal indsendelsen senest være foretaget den førstkommende hverdag derefter.

Se fristerne vedrørende disse balancedatoer i boksen herunder:

Fristen anses for overholdt, hvis årsrapporten modtages senest kl. 24.00 på fristdagen.

Alle virksomheder skal indberette årsrapporten digitalt til Erhvervsstyrelsen.

Det er modtagelsestidspunktet i Erhvervsstyrelsen, som er afgørende for, om indsendelsesfristen anses for overholdt. En enkelt dags forsinkelse er derfor en overskridelse af fristen.

Hvis Erhvervsstyrelsen ikke har modtaget årsrapporten i elektronisk form senest ved fristens udløb, udsender styrelsen et påkrav om indsendelse af årsrapporten. Påkravet sendes til din virksomheds elektroniske postkasse, så husk at tjekke denne. I påkravet gives en frist til indsendelse af årsrapporten på otte hverdage. Modtages årsrapporten inden for denne frist, sker der ikke yderligere. Modtages årsrapporten efter denne frist, pålægges de enkelte medlemmer af bestyrelsen en adfærdsregulerende afgift, hvis størrelse afhænger af fristoverskridelsen (regnet fra den oprindelige indsendelsesfrist):

Afgift for overskridelse af indsendelsesfrist:

• 500 kr. for 1. påbegyndte måned
• 2.000 kr. i alt for 2. påbegyndte måned, og
• 3.000 kr. i alt for 3. påbegyndte måned.

Vær opmærksom på, at de nævnte grænser gælder pr. selskab. Er der således en koncern, hvor ledelsen er fælles, gælder satserne pr. selskab – og den samlede afgift kan derfor blive betydelig for det enkelte bestyrelsesmedlem.

I påkravet fastsætter styrelsen samtidig en frist på fire uger, som løber fra påkravets datering. Det vil sige sideløbende med fristen på de otte hverdage. Er årsrapporten ikke modtaget i styrelsen inden for fristen på fire uger, risikerer selskabet uden yderligere varsel at blive oversendt til skifteretten med henblik på tvangsopløsning. Også af denne grund er det vigtigt at tjekke den elektroniske postkasse.

Ledelsens, dirigentens og indberetterens ansvar

Ledelsen på din virksomhed er ansvarlig for udarbejdelse og indberetning af årsrapporter og undtagelseserklæringer mv., uanset om ledelsen har anmodet en rådgiver om at forestå indberetningen.

Dirigenten på generalforsamlingen bekræfter med sin underskrift på årsrapporten, at årsrapporten er godkendt af virksomhedens ansvarlige ledelsesorganer, og at den har været fremlagt og er godkendt af generalforsamlingen mv. i overensstemmelse med lovgivningens og vedtægternes krav.

Indberetter indestår over for Erhvervsstyrelsen for, at årsrapporten er underskrevet af dirigenten og en eventuel revisor, og at det er den endelige, godkendte version af årsrapporten, som indberettes til Erhvervsstyrelsen.

Underskrifter

Årsrapporten skal underskrives af samtlige medlemmer af selskabets ledelse, fx bestyrelse og direktion. Revisor skal samtidig underskrive en eventuel revisionspåtegning. Dirigenten for generalforsamlingen bekræfter ved sin underskrift på årsrapportens forside, at årsrapporten er godkendt af virksomhedens ansvarlige ledelsesorganer, og at den har været fremlagt og er godkendt af generalforsamlingen.

Der stilles ikke krav om gengivelse af fysiske underskrifter på det elektroniske eksemplar af årsrapporten, der indberettes til Erhvervsstyrelsen. Den, der indberetter en digital årsrapport, indestår over for Erhvervsstyrelsen for, at årsrapporten er underskrevet af ledelsen, dirigenten og eventuelt revisor. Dirigenten indestår med sin underskrift for, at ledelsen og generalforsamlingen har godkendt årsrapporten.

Virksomheden skal i dens arkiv opbevare et eksemplar af den underskrevne årsrapport med samtlige underskrifter. Disse underskrifter kan gives som fysiske underskrifter på et papirdokument eller i en indscannet pdf-fil, eller digitalt med digital signatur (NemID). Der stilles ikke krav om, at underskrifterne skal være påført samme eksemplar af årsrapporten. I forbindelse med en stikprøvekontrol kan Erhvervsstyrelsen forlange at se det underskrevne eksemplar.